De plus en plus d'entreprises ont recours à la location de matériel pour s'équiper. Cette approche est particulièrement intéressante pour les éléments qui n'apportent pas de plus-value à l'entreprise et dont la durée de vie est relativement courte. C'est ainsi le cas des outils informatiques. Ce type de services a de nombreux avantages, car ils offrent souplesse et réactivité. Le loyer se paye mensuellement ou trimestriellement et inclut, en plus de la location, la maintenance. Toutefois, ce nouveau service ne peut pas se comptabiliser de la même manière qu'un achat. Si vous ne savez pas comment enregistrer cette dépense dans vos comptes, voici toutes les informations pour optimiser votre investissement.
1. Pourquoi privilégier la location de matériel informatique ?
La location propose de nombreux avantages, quelle que soit la nature de votre contrat.
Les avantages de la location de matériel
Aujourd'hui, l'économie d'usage est de plus en plus utilisée par les entreprises. En effet, elle offre de nombreux avantages qui séduisent de plus en plus de professionnels.
- Le matériel est de qualité et de dernière génération.
- L'entreprise, en privilégiant la location, conserve toute sa capacité d'investissement. Elle peut ainsi la consacrer à des projets plus rentables.
- Les spécialistes du secteur auquel la société fait appel la conseillent judicieusement afin que l'outil réponde à tous ses besoins.
- Cette location peut s'adapter : certains éléments peuvent être installés pour plusieurs années, tandis que d'autres pourront n'être utilisés que quelques jours.
Location ou crédit-bail ?
Vous avez la possibilité soit de louer votre matériel, soit de vous engager dans un crédit-bail (qu'on désigne également par le terme leasing).
Dans le cadre d'une location, vous pouvez profiter pleinement de votre mobilier ou de vos outils le temps du contrat. Lorsque celui-ci arrive à son terme, vous pouvez choisir de restituer les biens ou négocier un nouveau contrat.
Un crédit-bail vous donne la possibilité d'acquérir l'objet du contrat lorsque celui-ci arrive à son terme. Vous pouvez alors soit l'acheter, le restituer ou encore renouveler le contrat si le bailleur est en accord avec cela.
Dans les deux cas, le cadre de la location est établi dans un contrat en bonne et due forme.
2. Les grands principes des comptes d'entreprise
Si vous êtes novice ou que vous venez de lancer votre société, voici quelques éléments à savoir pour appréhender comment faire une bonne comptabilisation.
Les mouvements de compte liés à une location
Vous avez donc décidé de louer votre matériel. Que ce soit du mobilier de bureau ou un ordinateur, celui-ci n'est donc pas la propriété de votre entreprise. Par conséquent, votre location doit être comptabilisée comme une charge. Elle est à enregistrer dans un compte 61 "Services extérieurs".
Si vous êtes en société, vous avez donc la possibilité de récupérer la TVA. Pour cela, vous devez enregistrer deux montants distincts en débit :
- le montant hors-taxe de votre charge;
- le montant de la TVA.
Pour ce qui est du crédit, c'est le montant TTC que vous devrez enregistrer dans le compte fournisseur.
Les locations de matériel, comme les outils informatiques ou les éléments de bureau, sont considérées comme des "locations mobilières". Aussi, le compte généralement utilisé pour le débit est le 6135 "locations mobilières". Pour ce qui est de la TVA, c'est le compte 445661 "TVA sur autres biens et services".
Nos conseils pour bien comptabiliser votre location de matériel
Afin de vous assurer une tranquillité d'esprit, voici quelques astuces pour une bonne gestion de votre comptabilité :
- conservez la facture liée à chacun de vos contrats de location de matériel ;
- pour vous faciliter la vie, choisissez un logiciel de comptabilité adapté ;
- tenez vos comptes : immobilisations, amortissements, ventes. Tous les mouvements comptables doivent être justifiés ;
- en cas de doute, n'hésitez pas à demander l'avis d'un comptable professionnel ;
- le loyer de certains éléments matériels ne peut pas être comptabilisé de cette manière-ci. C'est par exemple le cas d'un véhicule de tourisme.
3. Les inscriptions dans les livres de compte
Voici comment enregistrer vos dépenses en fonction de votre contrat de location de matériel.
Pour une location de matériel simple
Si vous avez conclu un contrat de location simple, vous allez devoir enregistrer deux mouvements dans vos comptes.
Le débit est à effectuer en deux temps :
- Le montant du loyer hors-taxe doit être noté dans le compte 6135 "locations mobilières".
- La TVA est à inscrire dans le compte 445 661 "TVA sur autres biens et services".
Le crédit, quant à lui, concerne le compte 401 "Fournisseur".
Pour un leasing
Si vous avez décidé de choisir un leasing pour le financement de vos produits, vous allez donc verser une somme chaque mois en attendant de devenir propriétaire de votre matériel. Les redevances de votre crédit-bail sont à enregistrer ainsi.
Le loyer est à débiter sur le compte 6122 "Redevances de crédit-bail mobilier" et la TVA concerne le compte 445661 "TVA sur autres biens et services".
Le crédit concerne là également le compte 401 "Fournisseur".
Lorsque vous déciderez de lever l'option du leasing, une nouvelle inscription sur vos livres de compte sera à effectuer. En effet, le matériel devient alors la propriété de l'entreprise et ne peut plus être déduit des charges.
Dans le cas d'un ordinateur, il vous faudra débiter le compte 2183 "Matériel de bureau et matériel informatique" et le compte 44562 "TVA déductible sur immobilisation". Le compte à créditer est le 404 "Fournisseurs d'immobilisation".
Et pour une charge constatée d'avance ?
Une charge constatée d'avance est une charge qui a été réglée sur un exercice comptable alors qu'elle concerne des dépenses qui courent après celui-ci. C'est notamment le cas si vous réglez vos loyers au trimestre et que votre exercice comptable prend fin. Par exemple, si vous réglez au 1er octobre le dernier trimestre de votre location de matériel, mais que votre exercice se clôture au 31 du même mois, vous avez réglé 2 mois d'avance sur le prochain exercice (novembre et décembre).
Voici le mouvement qu'il faudra enregistrer :
- le débit de la somme avancée sera à effectuer sur le compte 486 "Charges constatées d'avance" ;
- le crédit du même montant sera à comptabiliser sur le compte 6135 "Locations mobilières".
Vous pouvez désormais effectuer votre comptabilité en toute quiétude concernant vos locations de matériel.
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