Pour une entreprise, la location de son matériel informatique représente une véritable aubaine en de nombreuses occasions. En effet, pour un besoin ponctuel ou un projet professionnel, comme l'organisation d'un évènement client, se constituer un parc informatique de plusieurs équipements peut vite s'imposer. Cependant, dans le cadre d'un achat traditionnel, il s'agit souvent d'un investissement coûteux, puisque le prix du matériel informatique nécessaire aux entreprises atteint souvent des sommets.
Heureusement, pour éviter des dépenses superflues, à l'image du financement de produits utilisés que ponctuellement, la location est une solution viable. En plein essor depuis quelques années, ce service flexible et performant revêt de nombreux avantages pour une entreprise, à commencer par sa trésorerie. Mais alors, comment estimer le coût de location de ces équipements ? C'est ce que nous allons voir ensemble.
1. Comprendre les avantages financiers de la location du matériel informatique
En France, les entreprises se tournent de plus en plus, et à juste titre, vers la location de matériel informatique. Il faut dire qu'il s'agit d'une solution avantageuse, aussi bien sur un aspect technique que financier. Ordinateurs, tablettes ou imprimantes multifonctions, une société fait parfois face à des besoins informatiques ponctuels et inattendus, pour lesquels l'achat de produits et d'équipements représente un coût conséquent. En plus de garder la main sur sa situation financière, l'entreprise qui opte pour la location bénéficie aussi d'une multitude d'autres bénéfices.
La location de matériel informatique permet un financement intelligent
Evidemment, le premier avantage de la location du matériel informatique reste la flexibilité financière de l'entreprise. En effet, faire l'achat de produits et d'équipements high-tech n'est pas sans conséquence sur la trésorerie d'une société, sans oublier que l'obsolescence programmée oblige à un renouvèlement fréquent du parc informatique. Lorsque l'entreprise a besoin d'acquérir du matériel spécifique, pour une courte ou une moyenne durée, celle-ci n'a aucun intérêt à financer cet achat. La solution la plus intéressante reste donc la location, puisque l'investissement est moindre et le prix beaucoup plus raisonnable. De manière générale, ce service permet de :
- lisser l'investissement sur plusieurs semaines ou quelques mois, afin de préserver les comptes de l'entreprise et d'éviter de faire un prêt pour financer du matériel secondaire ;
- faciliter la gestion de la trésorerie, notamment grâce à des loyers fixes, réguliers et anticipés ;
- contourner les conséquences de l'obsolescence programmée, qui peut obliger une société à renouveler l'intégralité de son parc informatique tous les 2 ans.
A noter que les avantages financiers immédiats ne sont pas les seuls atouts de la location du matériel informatique, puisque ce service a d'autres effets souvent méconnus.
La location de matériel informatique apporte des avantages fiscaux
Dans le cadre de la location de son matériel informatique, l'entreprise paye des loyers relatifs aux équipements loués. A ce titre, ces dépenses sont considérées comme des charges de fonctionnement pour la société et sont donc déductibles du chiffre d'affaires. En conséquence, peu importe qu'elle soit assujettie à l'impôt sur les sociétés ou à l'impôt sur le revenu, l'entreprise réduit le montant de ces derniers grâce à son investissement locatif.
A noter tout de même que selon le type de produits en location, il peut exister des exceptions, même si la plupart du temps celles-ci ne concernent pas le matériel informatique.
La location de matériel informatique permet d'échelonner la TVA
Lors d'un achat, toute société doit s'acquitter de la taxe sur la valeur ajoutée, aussi appelée TVA. Dans cette optique, le paiement de celle-ci se fait en une fois, ce qui peut être particulièrement contraignant pour l'entreprise. Néanmoins, grâce à la location de son matériel informatique, cette dernière échelonne le paiement de sa TVA, au fur et à mesure des loyers versés, puisqu'elle n'est pas propriétaire des produits et équipements loués. Pour certaines petites entreprises, il peut s'agir d'un avantage conséquent, notamment lorsque leur situation financière est encore fragile.
2. Estimer le coût de la location du matériel informatique
Comme nous l'avons vu, pour rester à la pointe de la technologie ou pour faire des économies, une entreprise a tout intérêt à recourir à la location de son matériel informatique, surtout sur une courte ou une moyenne durée. Cependant, avant d'aller plus loin et de conclure le contrat, il peut être judicieux de savoir estimer le coût de cette solution. Pour cela, il est impératif de faire une simulation de ses besoins, que ce soit pour les produits en eux-mêmes ou pour les services additionnels proposés par le loueur.
Lister les différents produits et équipements à louer
Au moment de louer le matériel informatique, l'entreprise passe évidemment par des étapes incontournables, comme le listing des produits et équipements nécessaires à son projet ou ses besoins. Avant même de contacter les professionnels de la location pour obtenir des devis, la société doit dresser avec précision le détail du matériel qu'il lui faut, sans oublier de spécifier les services complémentaires souhaités, comme l'installation sur site, la maintenance, ou même le retrait et le transport des produits. Côté équipements, il peut par exemple s'agir :
- de la location des ordinateurs et d'autres appareils pour chaque salarié ou collaborateur concerné ;
- de la location de serveurs internet ou de bornes WiFi ;
- de la location des licences de logiciels ;
- de l'installation d'une infrastructure de sauvegardes, notamment si l'évènement de l'entreprise implique des échanges de données ;
- du développement d'applicatifs sur mesure, à l'image d'un tchat, d'une application de présentation de documents, ou d'un quizz.
Bien sûr, cette liste de coûts n'est pas exhaustive, et chaque entreprise peut avoir recours à des services supplémentaires. Dans tous les cas, la société doit dresser un listing complet du matériel et des services à souscrire, même si elle peut solliciter les conseils des professionnels de la location lorsqu'un évènement implique une installation spécifique.
Savoir estimer les quantités de produits nécessaires
Afin de calculer et anticiper le coût de la location du matériel informatique, il faut aussi réussir à estimer les quantités nécessaires. Pour un besoin fixe dans l'entreprise, par exemple avec l'arrivée inopinée et momentanée de stagiaires ou d'intérimaires, la question reste assez simple. Par contre, pour un évènement de grande ampleur, comme un séminaire, un salon, une conférence ou des journées de formation, la problématique est alors tout autre.
Plus le projet est travaillé en amont, plus il est facile de répondre à la question des quantités. Pour avancer sur le sujet, l'entreprise peut réaliser un plan de l'installation concernée et des futurs lieux de l'évènement, notamment pour la location d'un parc complet d'ordinateurs.
Déterminer le délai de location du matériel informatique
Dernière étape à passer en revue pour estimer le coût de la location du matériel informatique, la durée du service. Pour une société, la solution la plus rentable aujourd'hui reste définitivement la location courte ou moyenne durée. Bien souvent, les professionnels du secteur sont appelés en renfort pour des besoins exceptionnels ou pour organiser des évènements d'entreprises.
Si la liste des produits et équipements à louer est incontournable pour se faire une idée précise du montant de la location, la durée du contrat est elle aussi importante. Généralement, il peut être question de quelques jours ou de plusieurs semaines, en sachant que selon la situation, les loyers à verser peuvent varier sensiblement pour l'entreprise.
Dans tous les cas, contacter les professionnels de la location en amont permet de se faire une idée plus précise des prix et tarifs pratiqués, d'autant plus que certains d'entre eux offrent la possibilité de faire une simulation financière directement sur leur site internet.
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