A l'heure de l'obsolescence programmée et de l'évolution constante des nouvelles technologies, s'équiper d'une imprimante peut avoir un coût pour une entreprise. Que ce soit pour un évènement professionnel ou un besoin ponctuel, l'utilisation d'un photocopieur multifonction performant paraît inévitable. Aujourd'hui, l'achat n'est pourtant plus la seule solution dont dispose une société, puisque dans un souci économique, celle-ci peut aussi privilégier la location.
En effet, louer une imprimante est une alternative viable, notamment parce que le matériel est intégralement géré par le professionnel de la location. De l'entretien à la maintenance de la machine, sans oublier son changement en cas de panne, louer une imprimante pour une courte durée revêt bien des avantages. Pour vous aider à comprendre comment fonctionne ce service, découvrez notre guide sur la location momentanée d'une imprimante multifonction.
1. Les occasions de louer une imprimante pour une courte durée
Au cours de sa vie, une entreprise est amenée à imprimer bon nombre de documents dans le cadre de son activité. De ce fait, toute bonne société possède une imprimante classique à l'année, dotée de fonctions essentielles et basiques. Cependant, lors de certaines occasions ponctuelles, un projet professionnel peut aussi nécessiter une imprimante supplémentaire, voire même un photocopieur plus performant, proposant un large choix de fonctions. Malheureusement, ces imprimantes multifonctions ont un certain coût pour l'entreprise, et toutes les sociétés ne peuvent pas se permettre un achat de cet équipement. Pour contourner le problème, il est aujourd'hui possible d'opter pour la location de courte durée, une solution flexible et économique qui a déjà fait ses preuves.
Dans le cadre d'un séminaire, d'une conférence, ou même d'un salon, une imprimante multifonction rend toujours des services. Pour imprimer des documents officiels ou des supports de communication, la location de cette machine permet d'avoir accès à du matériel de qualité, le temps de quelques jours ou de plusieurs semaines, pour un prix très attractif. De même, lors de l'arrivée inopinée de renfort dans l'entreprise, comme avec des stagiaires ou des intérimaires, louer une imprimante supplémentaire, ou même plusieurs, permet de mettre en place les équipements nécessaires à de bonnes conditions de travail.
2. Les bénéfices de la location d'une imprimante pour une courte durée
La location d'une imprimante pour une courte durée apporte de nombreux avantages à une entreprise. Cependant, ces derniers sont souvent méconnus, à cause notamment de certaines idées reçues. Parmi ces dernières, on entend souvent que la location n'est pas si économique qu'elle en a l'air, ce qui est faux lorsqu'on prend le temps d'étudier la question. Entre l'entretien de la machine, la maintenance et les potentielles réparations, faisons un tour d'horizon des bénéfices qui vont de pair avec un contrat de location.
Des conseils personnalisés et adaptés aux besoins de l'entreprise
Au contraire d'un achat, qui suppose que l'entreprise se débrouille par elle-même pour faire le choix de son imprimante, le professionnel de la location peut apporter son aide. Cet accompagnement personnalisé est d'une grande utilité, puisque c'est la façon idéale de cibler au plus juste le matériel correspondant aux attentes de l'entreprise. Que ce soit pour de la simple impression ou pour de la photocopie de documents en couleur, il existe autant de modèles d'imprimantes multifonctions que de besoins. De plus, le loueur met souvent des produits de dernière génération à disposition de ses clients, assurant ainsi à l'entreprise un certain niveau de performance. De Canon à Ricoh, la location de courte durée englobe toutes les marques leader du marché.
Parmi les critères à prendre en compte pour le choix de l'imprimante, on retrouve notamment :
- le type d'impression, en couleur ou en noir et blanc ;
- les différents formats d'impression ;
- le type de consommables, à savoir jet d'encre ou laser ;
- la connexion au réseau internet ;
- les fonctionnalités de numérisation ;
- etc.
Avant tout, le professionnel de la location tient compte des usages de l'entreprise et de son budget, tout en proposant un équipement de qualité, en bon état de fonctionnement.
Une offre clé en main sans gestion pour l'entreprise
Le principal intérêt de la location courte durée reste, avant tout, l'absence de gestion du matériel pour l'entreprise. En effet, que la machine soit installée dans les bureaux de la société ou sur le lieu d'un évènement ponctuel, le loueur prend intégralement à sa charge la livraison et l'installation de l'imprimante. De plus, c'est aussi lui qui assure les contraintes de maintenance et d'entretien, sans oublier les interventions techniques en cas de dysfonctionnement. Enfin, le renouvèlement des consommables dépend aussi du professionnel de la location, puisqu'il s'agit normalement d'un aspect compris dans le contrat.
Un catalogue varié d'imprimantes et de photocopieurs de dernière génération
Avec l'évolution constante des nouvelles technologies, le secteur des imprimantes n'est pas épargné par l'obsolescence programmée. Année après année, les marques mettent sur le marché de nouvelles fonctionnalités. Aujourd'hui, on distingue principalement 6 types d'imprimantes différentes :
- l'imprimante matricielle ;
- l'imprimante jet d'encre ;
- l'imprimante laser ;
- l'imprimante multifonction ;
- l'imprimante 3D ;
- l'imprimante thermique.
Chacune d'entre elles possède ses propres avantages et inconvénients, sans oublier que certaines s'adaptent à des besoins bien particuliers. Par exemple, l'imprimante thermique concerne principalement les supermarchés, pour l'impression de tickets de caisse, alors que l'imprimante 3D s'adresse surtout à des laboratoires de recherche ou des FabLab. Conséquence directe de la grande particularité de ces produits, le prix de ces derniers peut être très élevé à l'achat, d'où l'intérêt de la location courte durée.
3. Les services inclus dans le contrat de location de courte durée
Avant de signer un contrat de location, l'entreprise doit évidemment s'assurer que plusieurs services sont compris dans la prestation du loueur. De la gestion du matériel à l'installation sur site, louer une imprimante n'est avantageux que si quelques conditions précises sont réunies. Ainsi, il faut notamment vérifier la présence d'une clause :
- d'assistance technique pour le produit, par le biais d'un technicien présent sur place ou d'une hotline, notamment en cas de dysfonctionnement ou pour des demandes particulières d'utilisateurs inexpérimentés ;
- de prise en charge physique du matériel, comprenant par exemple la livraison sur le lieu de l'évènement, ainsi que son installation et son retrait ;
- comprenant les consommables dans le prix de la location, car le toner, le papier et les cartouches d'encre peuvent vite avoir un coût conséquent pour l'entreprise.
Dans certaines situations, la société peut aussi se tourner vers le développement d'un logiciel ou d'une application sur mesure, pour l'aider dans son utilisation de l'imprimante en location. Lorsque c'est le cas, le loueur peut possiblement proposer ce service additionnel, auquel cas les clauses correspondantes doivent figurer sur le contrat.
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