La gestion d'un parc informatique hétérogène, en termes de matériels et de logiciels utilisés, génère beaucoup de travail et de dépenses pour une entreprise. Aussi, l'homogénéisation de son système informatique constitue-t-elle pour elle un enjeu stratégique. Pourquoi ? Tout simplement parce qu'une telle mesure permet la gestion optimale des logiciels et équipements informatiques utilisés par l'entreprise. Résultats : leurs coûts de maintenance s'en trouvent réduits, les performances globales de la société s'améliorent, de même que la productivité de ses salariés.
Dans les lignes qui suivent, nous allons voir pourquoi louer du matériel informatique constitue une réponse intéressante aux problèmes de gestion d'un parc informatique. Nous aborderons également l'essentiel à savoir à propos de l'homogénéisation des postes de travail et des logiciels, ainsi que sur les clauses essentielles d'un contrat de location informatique.
1. Les avantages de louer son matériel informatique
La location de parcs informatiques est de plus en plus en vogue en entreprise, pour plusieurs raisons, dont notamment : des avantages financiers et fiscaux, l'accès aux conseils d'expert et à l'assistance du prestataire loueur, la possibilité de déléguer la gestion du parc informatique, ainsi qu'un renouvèlement des matériels à moindre coût. Découvrez-en les détails.
Des avantages financiers et fiscaux
La location est, à court terme, moins onéreuse que l'achat d'un parc informatique. Cette alternative permet à l'entreprise de lisser ses dépenses sur l'année, et ainsi de dégager une trésorerie pour d'autres investissements. Grâce à cette solution, l'entreprise peut disposer d'un ou de plusieurs ordinateurs ultra-performants de dernière génération, sans apport initial.
En outre, en optant pour un contrat de la location informatique, la firme n'a pas à faire d'avance de TVA. Et enfin, autre avantage non négligeable, les frais de location et de maintenance sont déductibles d'impôt.
Les conseils et l'assistance du prestataire loueur
Une entreprise de location informatique digne de ce nom vous proposera toujours, en votre qualité de client, un service de conseils et d'accompagnement technique personnalisé avant, pendant voire après votre évènement (congrès, séminaire, formation, etc.) ou votre projet.
Le prestataire doit ainsi pouvoir :
- vous conseiller dans votre choix de matériel, pour qu'il corresponde réellement à vos besoins et à vos attentes tout au long de votre projet ;
- vous proposer le paramétrage des appareils pour l'évènement, pour qu'il soit directement opérationnel lorsque vous les réceptionnez.
En cas de pépin, vous devez également pouvoir le contacter rapidement pour lui permettre de régler votre problème au plus tôt.
La possibilité de déléguer la gestion de votre parc informatique
La maintenance du système informatique d'une entreprise - qui comprend, entre autres, les mises à jour de logiciels, la résolution des problèmes techniques, l'entretien et le remplacement éventuel des équipements de l'ensemble du parc - est très consommatrice de ressources humaines et financières.
Or, en fonction du prestataire choisi, vous pouvez également éventuellement lui déléguer la gestion de votre parc informatique. Ce qui vous permettra tout d'abord d'en réduire les coûts, et surtout de libérer le personnel technique de la gestion du parc afin de les réaffecter à des activités plus rentables.
Notons que l'homogénéisation des logiciels et des postes de travail (voir plus bas), que l'on peut aisément mettre en oeuvre via la location informatique, optimise considérablement la gestion de parc.
Un renouvèlement des matériels à moindre coût
La durée de vie d'un PC portable est de 3 ans, et de 5 ans pour un PC fixe. Au-delà de ces durées, le matériel subit une perte de performance, et devient sujet à de multiples pannes. Et les logiciels évoluent quant à eux à une vitesse folle. Or, les changements de matériels et de logiciels obsolètes sont de véritables gouffres financiers pour la plupart des entreprises.
La location évolutive de postes de travail, offrant la possibilité d'un remplacement des matériels tous les ans, par exemple, sans (trop) faire varier le montant du loyer, constitue alors une solution pérenne. De quoi profiter constamment d'équipements récents voire de dernière génération, à moindre coût.
2. L'essentiel à savoir sur l'homogénéisation d'un parc informatique
Homogénéiser un parc informatique consiste à s'équiper de matériels complémentaires et à adopter le même système d'exploitation et les mêmes logiciels sur toutes les machines. Ceci afin d'harmoniser en un ensemble cohérent des équipements informatiques divers, comme les ordinateurs fixes et ceux portables, les tablettes, les smartphones et les différents périphériques tels que les imprimantes et les scanners.
Les objectifs de l'homogénéisation d'un parc informatique sont de :
- gagner du temps en uniformisant la gestion du parc ;
- éliminer ou du moins réduire les problèmes d'incompatibilités matérielles et de conflits logiciels ;
- faciliter les mises à jour du système d'exploitation et des logiciels sur l'ensemble des postes, en automatisant cette tâche ;
- faciliter la mise en place d'un système de monitoring permettant de surveiller et d'analyser, en permanence et avec précision, l'activité et l'état de chaque élément du système informatique, afin de détecter rapidement les éventuelles défaillances et d'y apporter rapidement des solutions pertinentes ;
- optimiser la sécurisation et la maintenance du système ;
- optimiser l'entretien des divers équipements composant le parc, afin d'en allonger la durée de vie ;
- éviter, autant que faire se peut, les pannes, les défaillances, les pertes de données et les cyberattaques.
Bref, en homogénéisant votre parc informatique, vous optimisez sa maintenance et son fonctionnement, et vous réduisez ses coûts de gestion.
Mais il vous faudra également veiller à ce que chacun de vos employés dispose d'outils informatiques parfaitement adaptés à ses besoins et à ses missions. Le but ultime étant bien entendu de booster la performance de votre entreprise en permettant à vos collaborateurs de gagner en créativité et en productivité.
3. Contrat de location d'un parc informatique : les clauses essentielles
La location de logiciels permet d'utiliser ceux-ci sans avoir besoin d'en acheter la licence d'exploitation ni d'en effectuer les mises à jour, qui sont à la charge du prestataire en location informatique. Et tout comme pour la location d'ordinateurs et autres équipements de bureau, la durée de location de logiciels est limitée dans le temps.
Les différentes formules de location informatique
Il existe deux formules de location de logiciel et de matériel informatique :
- la location avec option d'achat, qui laisse le choix au client de restituer ou bien d'acheter le matériel et le logiciel à la fin du contrat ;
- la location à durée déterminée avec possibilité de renouvèlement, qui permet au client, au terme du contrat, de choisir de le reconduire ou non, et de demander à modifier l'offre selon ses besoins.
Dans le secteur informatique, cette deuxième formule est la plus courante. Toutefois, pour que vous puissiez faire évoluer votre contrat en cours avec le développement de votre entreprise, sans devoir attendre son échéance, il est préférable d'opter pour un contrat de location dit " évolutif ".
Les clauses essentielles d'un contrat de location informatique
Pour que vous puissiez louer votre matériel et votre logiciel en toute sécurité, vous devez porter une attention particulière à toutes les clauses du contrat et à toutes les options souscrites, dont notamment :
- les détails des matériels et logiciels loués ;
- leur remplacement en cas de nouveaux produits ;
- les modalités d'utilisation du matériel et du logiciel ;
- le remplacement des produits défectueux ;
- les modalités de la mise en oeuvre de votre responsabilité de locataire ;
- la durée de la période de garantie de bon fonctionnement à l'issue de l'installation ;
- les modalités de restitution du matériel à la fin du contrat.
Notons que le prestataire a l'obligation de vous louer des produits conformes. Quant à vous, vous devrez veiller à rendre un matériel en bon état à la fin de la location, sous peine d'avoir à payer des pénalités.
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