Aujourd'hui, toute entreprise, peu importe sa taille, ne peut se passer de matériel informatique pour travailler au quotidien : ordinateurs, imprimantes, scanners, etc.
Qu'il soit destiné à l'activité principale de l'entreprise ou simplement aux tâches courantes, comme les mails, le traitement de texte, etc., équiper son entreprise en matériel informatique, ou renouveler son parc informatique pour gagner en performance peut représenter un certain investissement. Outre l'achat de votre matériel, il existe aujourd'hui de nouvelles solutions, comme la location de ses équipements.
Il est donc tout à fait légitime de vous interroger sur la meilleure solution pour vous, et vous vous posez certainement de nombreuses questions : faut-il acheter ou louer son équipement ? Combien coûte la location de son matériel informatique ? La location est-elle intéressante pour moi ?
Pour vous aider à y voir plus clair et pour faire le bon choix au regard de vos besoins, nous vous proposons notre guide sur les informations essentielles à connaitre sur l'achat et la location de votre matériel informatique.
1. Le matériel informatique à l'achat ou à la location
Lorsque l'on parle de location ou d'achat de matériel informatique, la première chose à laquelle on pense est l'ordinateur. Mais dans la pratique, le matériel informatique d'une entreprise concerne bien d'autres éléments nécessaires afin d'assurer l'ensemble de ses activités. Faisons ensemble un point de ce que nous entendons par matériel informatique :
- l'ordinateur professionnel (de bureau ou produits portables) ;
- les appareils mobiles, comme les tablettes ou les smartphones ;
- le serveur et l'équipement réseau (routeur ou internet par exemple) ;
- les périphériques nécessaires notamment les imprimantes, scanners, photocopieurs, tablettes graphiques ;
- les logiciels et applications, ainsi que leur licence d'exploitation ;
- le Cloud.
Le renouvellement du matériel informatique pour une entreprise existante, ou son installation pour une société en création peut donc demander un financement important, il est alors tout à fait légitime d'hésiter entre l'achat ou la location de toute ou partie de son équipement.
2. L'aspect financier de la location ou de l'achat de son matériel informatique
Toute entreprise, et peut-être plus encore les TPE et PME à la trésorerie moins élevée, doit être en mesure d'anticiper son budget et de prévoir ses dépenses. De plus, les entreprises en cours de création doivent également prendre en compte dans leur plan de financement, notamment en cas de recours à un crédit bancaire, l'ensemble des coûts liés aux équipements nécessaires à leur installation, dont le matériel informatique.
Les avantages économiques de louer son équipement informatique
La location de votre matériel informatique, et ce quelque soit le secteur d'activité de votre société, a pour avantage de ne générer aucune grosse dépense immédiate, et ainsi conserver votre capital d'investissement ou votre trésorerie intacte pour financer vos projets. En effet, louer votre matériel informatique vous permet de lisser les dépenses sur l'année, car vous négociez, lors de l'établissement du contrat de service de location, le prix de vos mensualités.
De plus, en louant votre matériel informatique, vous vous dispensez de l'avance de TVA, réduisez les coûts liés à la gestion administrative et votre équipement est intégré au budget d'exploitation de votre entreprise et non à son bilan.
Les avantages économiques d'acheter son matériel informatique
Le principal avantage pour une entreprise d'acheter son matériel informatique est qu'une fois le financement anticipé et le paiement effectué, vous n'avez pas à vous soucier des mensualités et des éventuels frais supplémentaires en cas de maintenance impromptue.
Acheter son matériel informatique est davantage intéressant pour les PME ou TPE qui ont un besoin de peu de matériel et dont l'utilité sera basique, sans fonctionnalité particulière ou nécessitant d'être à la pointe de la technologie, comme un ordinateur dont l'usage exclusif est la gestion administrative courante (traitement de texte, gestion des mails, tableur, etc.).
3. L'aspect technique de la location ou l'achat de son matériel informatique
Lors de votre choix entre l'achat ou la location de votre matériel informatique, quelques informations nécessaires sont à connaitre.
L'acquisition de matériel haut de gamme
L'informatique est un milieu qui évolue très vite : nouveaux logiciels, nouvelles fonctionnalités, nouveaux usages, etc. Un ordinateur haut de gamme peut vite devenir obsolète, plus encore dans le domaine professionnel. Une étude du cabinet WiPro Product Strategy and services estime que la durée de vie moyenne d'un ordinateur en entreprise est de 3 voire 4 ans.
Vous pouvez tout à fait acheter un ordinateur plus performant que l'utilité que vous en aurez, pour ainsi retarder son obsolescence et augmenter sa durée de vie, mais l'investissement de base sera alors plus élevé. Cependant, sachez qu'un ordinateur de bureau (contrairement au portable) est évolutif, ce qui vous permet de changer certains de ses éléments (processeur, carte graphique, disque dur, etc.) pour le maintenir plus longtemps à la pointe de la technologie.
Dans le cadre d'un service de location, vous disposez en permanence d'équipement de dernière génération à la pointe de la technologie. En effet, le fait de louer vous offre la possibilité d'acquérir du matériel informatique haut de gamme et performant, puis de le renouveler selon l'évolution de vos besoins ou tout simplement lorsque celui-ci est devenu obsolète.
La gestion de la maintenance informatique
Lorsque vous choisissez le service de location de matériel informatique, vous n'avez pas à gérer les travaux de maintenance, à réaliser en général tous les 3 ou 4 ans. La prestation de maintenance peut coûter cher. En louant votre matériel informatique, il vous suffit de changer votre équipement selon vos besoins, ou s'il n'est plus assez performant.
De plus, vous disposez d'une expertise technique de la part de professionnels de l'informatique qui sauront vous conseiller en fonction de vos besoins et attentes et pourront intervenir dans les meilleurs délais du fait de leur parfaite connaissance des nouveaux matériels et technologies.
L'homogénéité de son parc informatique
Le problème lorsque l'on décide d'acheter soit même son matériel informatique est qu'au fur et à mesure de ses besoins, on se retrouve vite avec des équipements variés (marque, versions de logiciels différentes, etc.).
La location vous permet de bénéficier d'un parc informatique homogène, et ainsi, vous limitez les risques d'incompatibilité entre les différents modèles d'ordinateurs ou des logiciels, les problèmes de communication avec les serveurs, mais également les pannes techniques.
Une étude réalisée en 2015 par l'éditeur de logiciel Teamquest démontre que les entreprises au parc informatique hétérogène rencontreraient près de 8 problèmes informatiques par semaine, suscitant une intervention régulière du service technique interne. Ces temps de gestion des pannes limitent la productivité de votre service technique, temps qui pourraient être davantage consacré à des missions de développement plus rentables pour l'entreprise (déployer le CMR ou le site internet par exemple).
4. L'aspect opérationnel de la location de son matériel informatique
La location de votre matériel informatique présente d'autres avantages opérationnels.
- La location s'adapte aux besoins de l'entreprise. En passant par la location dite évolutive, vous pouvez changer de matériel dès que vous en ressentez le besoin, ce qui est notamment confortable si vous souhaitez vous lancer dans une nouvelle activité qui nécessite un matériel plus performant. La location s'adapte aux besoins de l'entreprise en temps réel.
- La location est idéale pour des projets ponctuels. Vous venez d'obtenir un contrat temporaire pour lequel vous ne disposez pas du matériel adéquat pour sa mise en marche, vous pouvez tout à fait louer votre matériel sur une courte durée, le temps de réaliser votre prestation de service. Cela vous épargne de devoir financer du matériel qui ne servira peut-être plus ou peu ensuite.
En définitive, faut-il acheter son matériel informatique ou bien le louer ? Il n'y a pas de mauvaise solution, tout est une question de besoins, du secteur d'activité de l'entreprise, de sa taille, le mode de gestion budgétaire, etc.
La location est la solution idéale pour les entreprises qui doivent rester à la pointe de la technologie pour assurer leur activité, par exemple les entreprises de graphisme, de solutions digitales, etc. A contrario, les entreprises qui n'ont pas de réels besoins en matériel ultra-performant, comme les artisans pour qui les tâches basiques suffisent, l'achat demeure la solution la plus rentable.
Nous vous recommandons ces autres pages :