Toute entreprise a un besoin inévitable de matériel informatique pour ses activités quotidiennes : des tâches courantes, comme la gestion des mails, le traitement de texte, ou encore des missions plus spécifiques telles que le travail graphique, le montage vidéo, etc.
Aujourd'hui, la location de matériel informatique séduit de plus en plus les entreprises, car elle leur permet de s'équiper pour un investissement moindre que l'achat de leur propre matériel. Les sociétés de service de location informatique sont en développement croissant, avec un chiffre d'affaires de +8 % en 2018.
Cette nouvelle offre de location vous intéresse, car vous aimeriez changer votre ordinateur portable devenu moins performant avec le temps. Vous vous demandez pourquoi louer son ordinateur portable ? Est-ce vraiment plus intéressant pour vous que d'acheter votre appareil ?
Pour vous aider à y voir plus clair, voici un guide sur les informations essentielles à connaitre sur l'achat et la location d'un ordinateur portable afin de vous aider à faire le bon choix au regard de vos besoins.
1. La location d'un ordinateur portable, pour qui ?
Que vous soyez une TPE ou PME, un indépendant travaillant seul ou encore une grosse entreprise, la location de matériel informatique, qu'il s'agisse seulement d'un unique ordinateur portable ou de tout votre parc informatique (tablette, smartphone, serveur, etc.), le service de location s'adresse à toute entreprise.
Que votre société soit en cours de création et que vous ayez besoin de vous équiper pour votre début d'activité, ou que votre société déjà existante nécessite le renouvèlement de l'ensemble de ses appareils mobiles pour rester à la pointe de la technologie, choisir entre l'achat et la location se fait en fonction de vos besoins et de votre budget.
2. La location ou l'achat de son ordinateur portable, quels avantages économiques ?
Pour vous aider à anticiper votre budget et à prévoir vos dépenses, voyons ensemble quels sont les avantages économiques entre l'achat d'un ordinateur portable ou la location de son appareil.
Les avantages économiques de louer son ordinateur portable
L'avantage principal de la location de votre, ou vos ordinateurs portables est que vous n'avez aucune grosse dépense immédiate, ce qui vous permet de conserver votre capital d'investissement ou votre trésorerie. Vous vous dispensez également de l'avance de TVA.
La location vous permet de lisser vos dépenses en matériel informatique sur l'année. De plus, le prix de vos mensualités, négociable dans le contrat de location, est alors considéré comme une charge dans votre budget d'exploitation, elle est donc déduite de votre bénéfice imposable et ne figure pas au bilan (dans le passif) de votre entreprise.
Les avantages économiques d'acheter son ordinateur portable
L'avantage pour une entreprise d'acheter son ordinateur portable est qu'une fois payé, vous n'avez plus à vous soucier de rien. Bien sûr, cela nécessite d'anticiper le financement de votre appareil. Vous pouvez également intégrer vos dépenses, selon le prix (qui doit être supérieur à 500 euros), dans votre bilan et ainsi l'amortir avec des dotations sur amortissement. D'un point de vue fiscal, l'amortissement est déductible de votre résultat imposable et vous permet de réduire le montant de votre IS (Impôt sur les Sociétés).
3. La location ou l'achat de son ordinateur portable, comment choisir ?
Voici quelques informations nécessaires pour bien choisir entre l'achat ou la location de votre ordinateur portable.
Un point sur vos besoins en informatique
L'informatique est un milieu qui évolue très vite (nouveaux logiciels, nouvelles fonctionnalités, nouveaux usages, etc.), et c'est encore plus vrai pour les ordinateurs portables. La durée de vie moyenne d'un ordinateur en entreprise est de 3 voire 4 ans, moins encore pour un ordinateur portable, car il est plus gourmand en mémoire vive du processeur et demande une plus grande capacité de stockage du disque interne pour rester mobile.
Mais tout cela dépend en premier lieu de vos besoins et de l'utilité que vous aurez de votre ordinateur. Voici quelques questions à vous poser :
- qui souhaitez-vous équiper d'un ordinateur portable (secrétaire pour du télétravail, commercial, vous-même pour la gestion de votre entreprise, etc.) ;
- combien d'ordinateurs portables vous faut-il ;
- quelle utilisation sera faite de l'ordinateur portable (appareil de bureautique, usage d'un logiciel spécifique lourd, etc.) ;
- avez-vous besoin d'ordinateurs de même génération (c'est-à -dire avec la même version de logiciel) pour qu'ils soient compatibles entre eux ?
La gestion de la maintenance informatique
De plus en plus d'entreprises optent pour la location de leur matériel informatique, car vous n'avez pas à gérer les travaux de maintenance de votre appareil, notamment la mise à jour des logiciels dont vous n'avez pas à payer les licences d'exploitation pour votre activité, car elles sont fournies avec le produit loué. Le contrat de location permet en effet de profiter d'une offre de produits et de service globale.
Il faut savoir que la maintenance peut coûter cher selon l'utilité que vous avez de votre ordinateur portable et nécessite quelques compétences en informatique, à moins d'avoir un service interne responsable de la maintenance. Plus votre usage de votre ordinateur portable est poussé et complexe (comme l'utilisation d'un CMR), plus il nécessitera une maintenance. Cependant, si vous ne l'utilisez que pour des tâches basiques, votre ordinateur peut faire l'affaire pendant de nombreuses années.
4. La location d'un ordinateur portable, quels avantages au quotidien ?
La location de votre matériel informatique présente d'autres avantages opérationnels.
Tout d'abord, la location s'adapte aux besoins de l'entreprise en temps réel. Les sociétés de location proposent des contrats dits de " location évolutive ". C'est-à -dire que vous pouvez changer d'ordinateur portable dès que votre modèle devient obsolète ou ne répond plus à vos attentes, car vos besoins peuvent également évoluer au fur et à mesure de la vie de votre société, comme le lancement d'une nouvelle activité ou l'attribution de nouvelles missions à un collaborateur.
Ensuite, louer votre ordinateur portable vous permet de faire face à des projets ponctuels (accroissement temporaire d'activité, mission spécifique nécessitant un ordinateur portable plus performant, etc.). En effet, grâce au service de location à la carte, vous pouvez tout à fait louer votre matériel sur une courte durée, vous épargnant ainsi un investissement imprévu et urgent.
Pour finir, lorsque vous passez par la location de votre matériel informatique, vous avez la garantie d'une expertise technique de la part de professionnels qui sauront vous conseiller sur le choix de votre matériel en fonction de vos besoins (choix du modèle, processeur, taille de l'écran, espace de stockage, etc.) grâce à leur parfaite connaissance des nouveaux matériels et technologies. Vous profitez également d'un paramétrage sur mesure de votre ordinateur portable et d'un support technique via une hot-line.
Pour résumer, faut-il acheter son ordinateur portable ou bien opter pour sa location ? La réponse est simple, tout dépend de vos besoins.
Acheter son ordinateur portable est principalement intéressant pour les entreprises qui :
- ont un faible besoin de matériel ;
- ont une utilisation basique de leur ordinateur portable, sans fonctionnalité particulière, comme de la simple gestion administrative courante (traitement de texte, gestion des mails, tableur, etc.) ;
- n'ont pas la nécessité d'avoir des ordinateurs portables de même génération.
A l'inverse, la location est la solution idéale pour les entreprises qui ont de gros besoins en ordinateurs portables et de haute performance (mémoire vive, RAM, puissant processeur, grande capacité de stockage du disque dur interne, carte graphique haut de gamme, etc.), et qui doivent pouvoir les renouveler régulièrement.
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