Les sociétés organisent des évènements ponctuels comme des séminaires, des salons, des présentations ou encore des boutiques éphémères. Lors de ces différents évènements, elles ont besoin de matériel informatique performant. Contrairement à l'achat, la location est la solution la plus appropriée pour répondre à cette problématique. En effet, louer une imprimante, un ordinateur ou des accessoires de bureautique permet aux entreprises de bénéficier de produits de dernière génération.
Qu'en est-il de la location d'imprimante de courte durée ? Quels sont les services proposés dans le contrat de location ? Quels conseils à suivre pour choisir le meilleur modèle ? De la livraison à l'enlèvement, des consommables à l'assistance, voici tous les avantages de la location d'imprimante professionnelle.
1. Les avantages de la location d'imprimante de courte durée
Louer une imprimante professionnelle offre de nombreux avantages pour les sociétés. A l'occasion d'un salon, d'un séminaire ou d'un autre évènement professionnel, les sociétés peuvent ainsi se doter d'un matériel professionnel de qualité au meilleur prix.
Accompagnement dans le choix de la meilleure solution d'impression
Pour commencer, en faisant le choix de la location d'imprimante pour un week-end, une semaine ou un mois, l'entreprise fait le choix d'un accompagnement personnalisé. Le professionnel de la location de solutions d'impression oriente l'entreprise vers l'offre correspondant à ses besoins. Copieur, scanner, photocopieur, imprimante multifonction ou encore imprimante laser, des produits de qualité sont disponibles pour répondre à toutes les demandes. Parmi tous les produits disponibles à la location, la société pourra choisir des modèles de dernière génération. Ce sont les meilleures marques professionnelles, comme HP, Xerox ou Canon, qui sont proposées en location de courte durée.
Outre la qualité garantie par de grandes marques, les produits s'adaptent à toutes les demandes :
- impression couleur et impression noir et blanc ;
- impression au format A4 ou au format letter ;
- module triage et agrafage ;
- numérisation de documents ;
- connexion en réseau ;
- disponibilité des consommables ;
- etc.
Le contrat de location d'imprimante est donc un contrat qui s'adapte aux besoins réels de l'entreprise. Contrairement à l'achat, la location permet de bénéficier de produits haut de gamme sans avoir à renouveler une partie du parc informatique, ce qui représente une économie financière importante.
Une solution d'impression professionnelle alliant liberté et efficacité
Un congrès, un séminaire ou encore un groupe de travail nécessite une solution d'impression efficace. Les documents peuvent être scannés et également agrafés. En couleur ou en noir et blanc, ils sont imprimés grâce à des imprimantes multifonctions performantes qui peuvent produire de 20 à 60 pages par minute. Cette efficacité garantit à la société de gagner en productivité.
De plus, choisir le contrat de location, c'est choisir la liberté : la liberté de disposer du meilleur équipement bureautique dans un bureau, une salle de conférence ou encore une boutique éphémère. La gestion des impressions est ainsi simplifiée et optimisée avec un matériel professionnel de qualité. Les entreprises ne s'occupent pas de la maintenance de leurs imprimantes, puisque cette maintenance fait partie des services proposés par le loueur professionnel.
Les modèles d'imprimantes et de photocopieurs disponibles en location
Parce que chaque congrès, séminaire ou salon est un évènement unique, le loueur professionnel dispose d'une gamme complète de photocopieurs et d'imprimantes multifonctions :
- imprimante monochrome ;
- imprimante couleur ;
- imprimante multifonction ;
- imprimante photo ;
- imprimante à étiquettes ;
- imprimante avec agrafage ;
- télécopieur ;
- photocopieur ;
- etc.
Grâce à cette diversité de produits de qualité, les entreprises peuvent bénéficier d'outils de travail performants. A la différence de la vente, la location offre aux entreprises la possibilité de choisir des modèles qui correspondent à des besoins ponctuels.
2. Le contrat de location d'imprimante : un service tout compris
L'impression de documents couleur ou noir et blanc ne doit pas être un frein à la productivité. Au contraire, la gestion de ces impressions doit participer à la rentabilité d'un projet ou d'un évènement. C'est la raison pour laquelle les entreprises font le choix du contrat de location de courte durée.
Une assistance personnalisée pour les imprimantes louées
Lors d'un séminaire ou d'un salon, la présence d'une nouvelle machine peut devenir problématique. Les collaborateurs, clients ou visiteurs ne l'ont peut-être jamais utilisée auparavant. Pour pallier ce problème, le loueur met à disposition de l'entreprise une assistance personnalisée. Cette assistance personnalisée est en réalité une triple assistance, car elle permet de :
- présenter le fonctionnement des appareils loués ;
- répondre aux demandes pendant toute la durée de la location ;
- assister physiquement les utilisateurs lors de l'évènement, dans n'importe quelle ville de France.
Une assistance personnalisée signifie donc que les utilisateurs peuvent contacter une hotline dédiée 24/24 et 7/7. C'est un technicien qui peut ainsi apporter des solutions concrètes en cas d'imprévus. Mais le loueur professionnel propose également un autre service d'assistance. En effet, pour des évènements importants et de grande ampleur, les sociétés peuvent demander la présence d'une équipe sur place. Elles ont ainsi la garantie que le matériel bureautique ne gênera en aucune façon le bon déroulement de leur séminaire ou de leur groupe de travail.
Livraison, installation et enlèvement des imprimantes
Outre les étapes préliminaires que sont le choix de la solution et la validation du devis, il existe trois étapes pour la location d'imprimante :
- la livraison ;
- l'installation ;
- l'enlèvement.
Le transport d'une imprimante multifonction, d'un copieur ou de toute autre machine professionnelle est une étape très sensible. En prenant en charge le transport et la livraison de l'appareil informatique, le loueur professionnel offre un véritable service sur mesure.
Après la livraison, l'installation d'imprimantes multifonctions ou de photocopieurs est une autre étape délicate qui va conditionner la réussite de l'évènement professionnel. Les imprimantes et les photocopieurs doivent être opérationnels au plus vite. C'est pour cela qu'ils sont installés et connectés par des techniciens professionnels.
Pour finir, l'enlèvement du matériel permet à l'entreprise de gagner du temps et donc de gagner en productivité. Le produit, imprimante, scanner ou télécopieur, est enlevé méthodiquement et conditionné pour le transport.
Des consommables inclus dans le prix de la location
Pour faire fonctionner efficacement une imprimante multifonction, les consommables ne sont pas une option, mais bien inclus dans le prix de la location. L'entreprise peut donc bénéficier des produits nécessaires à la production de documents :
- toner pour imprimantes laser ;
- ramettes de papier ;
- recharges ;
- ledger ;
- etc.
En fournissant les consommables, le loueur professionnel fait gagner un temps précieux à l'entreprise. Cette dernière n'a pas à se soucier des délais de livraison ni de la compatibilité des produits. Le contrat de location regroupe un ensemble de services professionnels qui facilitent la mise en place et le déroulement d'un évènement professionnel.
En conclusion, louer une imprimante permet de gagner en efficacité et en productivité puisque les sociétés disposent ainsi d'un matériel de dernière génération pour imprimer, copier, scanner ou encore agrafer tous leurs documents.
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