L'organisation d'un évènement, qu'il soit privé ou professionnel, se traduit le plus souvent par une succession de contacts avec des prestataires spécialisés dans la location de matériel. En effet, le caractère ponctuel ou unique de certains évènements, à l'image d'un mariage, dirige logiquement les organisateurs vers la solution de la location du matériel nécessaire pour la qualité et la réussite de l'entreprise.
Ce qui est valable pour du mobilier (table, chaises), pour le matériel de sonorisation et d'éclairage, ou pour des végétaux de décoration, l'est également pour le matériel informatique. L'informatique et le numérique sont désormais les piliers indispensables pour l'organisation et le bon déroulement d'un évènement, pour les particuliers comme pour les professionnels.
Nous vous proposons d'en savoir plus sur les différentes occasions de louer son matériel informatique et sur les avantages de faire appel à une prestation de location pour l'évènementiel.
1. Qu'est-ce qu'un évènement ponctuel ?
Les évènements privés
Pour les particuliers, la notion évènementielle est le plus souvent liée à l'organisation d'une journée ou d'une soirée festive exceptionnelle, qui n'a pas vocation à être récurrente. La durée d'un évènement influence finalement peu la quantité de matériel dont il vous faudra disposer pour parvenir à mettre en place tous les éléments correspondants à vos besoins et vos souhaits.
Le fait de n'utiliser du matériel que pour quelques heures le temps d'une réception ne doit pas être un frein pour votre imagination et vos désirs, car il existe des sociétés spécialisées dans le service de location de courte durée. Pour ce qui est du matériel informatique, ou plutôt des matériels informatiques, vous pourrez ainsi louer tout le nécessaire pour organiser un évènement à la pointe des technologies les plus récentes : du matériel audiovisuel (sonorisation, éclairage, projection vidéo), mais aussi des ordinateurs, des tablettes ou bornes numériques.
Les évènements professionnels
Pour une entreprise ou une association, les enjeux associés à l'organisation ou à la participation à un évènement sont d'autant plus importants qu'ils touchent à la communication, à la visibilité et à l'image de cette entreprise. Contrairement aux particuliers, les professionnels ont généralement une véritable pression économique et ont donc tout intérêt à se démarquer en proposant à leurs visiteurs ou clients une expérience de la meilleure qualité possible.
C'est dans cette optique qu'il est toujours efficace de déployer des moyens et des outils informatiques en mesure d'attirer l'attention du plus grand nombre de personnes, avec en toile de fond l'impossibilité de faire l'achat définitif de tout le matériel indispensable et donc, de faire appel à un service de location de courte durée.
Il en est de même pour une agence ou un organisateur du monde de l'évènementiel, qui doit fournir les meilleures prestations existantes afin de satisfaire les participants et leur proposer une expérience bénéfique en rapport avec leurs attentes.
Pour un professionnel, les principales occasions de louer du matériel informatique pour une courte durée sont les suivantes :
- organisation d'un évènement ;
- location d'un stand sur un salon professionnel ;
- création d'une boutique éphémère ;
- location d'une salle, d'une villa ou d'un appartement pour le lancement, la présentation ou la promotion de produits ;
- séminaires, conférences et sessions de formation.
2. Quel matériel informatique peut-on louer pour une courte durée ?
Que vous soyez organisateur d'évènements professionnels ou participant à un évènement par l'intermédiaire de la location d'un stand à équiper et décorer vous-même, la liste du matériel informatique nécessaire est souvent impressionnante et ne peut donc faire l'objet d'un achat intégral.
En vous rapprochant d'une entreprise de location, vous pourrez accéder à un grand nombre d'équipements au meilleur prix :
- des ordinateurs portables ou de bureau des plus grandes marques du secteur ;
- des tablettes numériques et iPad ;
- du matériel bureautique (imprimante, photocopieur, broyeur de documents, fournitures et consommables) ;
- des bornes multimédias pour offrir une expérience ludique à vos clients ;
- du matériel audiovisuel (écran, projecteur vidéo, sonorisation, lumière et éclairage) ;
- des smartphones et cartes SIM ;
- des équipements VR (réalité virtuelle) ;
- mise en place d'un réseau local ou d'une connexion internet stable et rapide.
Face à l'ampleur des besoins potentiels et à la complexité de regrouper tous ces équipements, nous pouvons vous conseiller de faire appel à une entreprise de location courte durée disposant du stock le plus large et le plus complet.
En effet, vous pourrez ainsi bénéficier d'un seul devis pour l'ensemble de vos besoins, d'un seul interlocuteur et de la réception de tout le matériel loué en une seule livraison, sur site. Il en sera de même à la fin de l'évènement ou salon, au moment de restituer le matériel. Outre cet aspect pratique, nous vous proposons de détailler les multiples avantages de la location de matériel informatique de courte durée dans la suite de cette page.
3. Les avantages de la location courte durée de matériel informatique
En dehors de l'aspect matériel et financier, la location de matériel informatique ouvre l'accès à de nombreux services, du moins pour les prestataires les plus sérieux, innovants et à l'écoute des besoins de leurs clients. Ces services offrent une prestation clé en main, sur-mesure et vous soulagent de contraintes auxquelles vous n'auriez peut-être pas pensé.
Tout d'abord, le matériel loué est toujours parfaitement entretenu, révisé et mis à jour, sachant que la mise à jour des équipements informatiques réserve souvent de mauvaises surprises, au dernier moment ou dans l'urgence. De plus, si vous n'êtes pas un expert dans tous les domaines, vous pourrez bénéficier des conseils du prestataire de location pour faire les meilleurs choix, en fonction de votre projet.
Une fois la liste de vos besoins établie, vous pourrez également demander le développement d'applications ou de logiciels adaptés à votre évènement, votre entreprise ou vos produits, si vous ne disposez pas d'une équipe pour le faire. La personnalisation est toujours une plus-value en matière de communication et d'accueil des clients.
Par ailleurs, la location de matériel informatique peut être associée à une assistance logistique pour vous accompagner sur site. Dans ce cas, la prestation de se limite pas à la livraison du matériel loué, mais contient également l'installation, la vérification du bon fonctionnement, le démontage et le réemballage. Vous n'aurez donc qu'à utiliser le matériel, sans avoir à vous soucier des aspects les plus contraignants.
Enfin, des prestataires de qualité peuvent aussi vous proposer de bénéficier de la présence d'un technicien durant l'évènement ou des services d'une hotline téléphonique pour vous apporter des réponses et des solutions immédiates en cas de soucis de fonctionnement ou des difficultés d'utilisation du matériel.
Finalement, la location de matériel informatique vous libère de nombreuses sources de stress, vous permettant ainsi de vous focaliser pleinement sur les éléments principaux de votre projet évènementiel.
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