La location de matériel informatique ou audiovisuel à l'occasion de l'organisation ou de la participation à un évènement ou à une manifestation est une solution plébiscitée par les différents acteurs de l'évènementiel. Au-delà du fait de bénéficier de tout le matériel nécessaire à meilleur prix, il est possible de louer du matériel informatique en y ajoutant des services proposés par le loueur.
Ces services peuvent concerner le paramétrage du matériel et la personnalisation d'applications sur mesure, un dépannage, l'accès à une hotline ou à la présence d'un technicien sur site, mais aussi une assistance pour vous aider à l'installation et au démontage de tout le matériel loué sur le lieu de l'évènement.
Nous vous proposons d'en savoir plus sur les avantages d'un tel service et sur son impact positif pour la gestion, souvent complexe, de la logistique associée à l'organisation d'évènements professionnels comparables à la fois à un marathon et à une course contre le temps, durant lesquels un petit incident peut provoquer des désagréments en cascade.
L'évènementiel est un domaine qui impose un sens aigu de l'organisation et la mise en place d'une logistique sans faille. Quelle que soit la durée d'un salon ou d'un évènement quelconque, cette durée n'est que la partie visible d'un iceberg dont la face cachée représente des mois de préparation en amont et des jours de démontage en aval.
Si l'on se place du point de vue des organisateurs, il est indispensable de pouvoir gérer tout le matériel loué pour cette occasion : du mobilier, de la décoration, des équipements audiovisuels et du matériel informatique. Tout ceci génère une charge de travail conséquente, d'autant plus lorsqu'il faut installer et mettre en route du matériel dont on découvre souvent le fonctionnement sur site, au dernier moment.
C'est pourquoi un contrat de location de matériel informatique accompagné d'une aide à l'installation, à la mise en route et au démontage trouve naturellement un écho favorable chez toute entreprise souhaitant obtenir la garantie du fonctionnement optimal des équipements et outils informatiques loués.
L'informatique est devenue le pilier principal de la logistique, à plus forte raison quand il faut aménager totalement un lieu, gérer des participants ou l'accueil de public. La crédibilité d'un organisateur est donc directement engagée en cas de problème informatique majeur durant la phase d'installation, ou pire encore, pendant l'évènement.
La location de courte durée de matériel informatique permet déjà , en utilisant les services d'entreprises de location de qualité, de bénéficier d'un matériel dont la maintenance, l'entretien et les mises à jour sont correctement effectués. En y ajoutant une aide à l'installation et au démontage, vous augmentez la garantie d'une utilisation aisée et par conséquent la satisfaction de vos équipes, des entreprises participantes à l'évènement et du public visiteur, le cas échéant.
Louer du matériel informatique ou audiovisuel pour une courte durée est un choix qui se matérialise par un coût moins élevé que de faire l'achat définitif de tout ce matériel. La contrepartie de cette solution est l'obligation de découvrir ce matériel au moment de sa livraison, en ayant finalement peu de temps pour l'installer et connaitre son fonctionnement, ses particularités et toutes ses possibilités techniques qu'il s'agisse d'un ordinateur, d'une imprimante ou d'équipements audiovisuels.
Dans le cadre d'un évènement ou d'un salon professionnel, le temps est souvent compté pour parvenir à mettre en place tous les éléments techniques nécessaires prévus dans le cahier des charges. De plus, toute l'énergie et le stress déployés durant la phase de préparation et d'installation d'un salon ou d'un stand sont autant de disponibilité en moins et de fatigue accumulée avant même le début de l'évènement.
De fait, louer du matériel informatique ou bureautique en accompagnant la location d'un service d'installation et de démontage fourni par le loueur apporte une tranquillité d'esprit permettant de se focaliser sur d'autres missions, bien plus importantes, pour mener à bien les objectifs commerciaux et marketing du moment. Ce service est payant et augmente forcément le prix du devis puis du contrat de location, mais ce prix plus élevé se répercute positivement par un gain de temps et par l'assurance du fonctionnement parfait du matériel loué.
Ce gain de temps se fait également sentir à la fin de l'évènement lorsqu'il faut démonter, ranger et réemballer le matériel, étape qui reste pénible et représente un risque pour la sécurité et l'intégrité du matériel, qu'il convient logiquement de toujours rendre en bon état. Lorsque le loueur est chargé de l'activité de démontage et de rangement du matériel loué, cela vous décharge de la responsabilité d'une mauvaise manipulation, vous obligeant à assumer le montant d'une réparation éventuelle.
Dans la pratique, lorsqu'un client contacte une entreprise de location de matériel informatique, il est d'usage de faire un état des lieux des besoins du client, permettant d'établir une liste de matériel, en pouvant bénéficier des conseils du loueur afin de mettre en concordance le besoin initial avec le matériel nécessaire ou suffisant. C'est à ce moment qu'il est possible de choisir un service d'assistante à l'installation et au démontage et d'autres services, comme la présence d'un responsable technique durant l'évènement ou le développement d'applicatifs personnalisés.
En cas d'organisation ou de participation à un évènement professionnel, il est possible de louer le matériel informatique, bureautique ou audiovisuel suivant :
En choisissant un service d'assistance à l'installation et au démontage du matériel loué, vous pouvez bénéficier de :
En contrepartie d'un prix de location plus élevé, vous obtenez :
Pour conclure, nous ne pouvons que vous conseiller d'utiliser les services d'une entreprise de location de matériel informatique proposant un accompagnement et l'établissement d'un devis personnalisé tenant compte de vos besoins et de vos contraintes.
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