L'achat d'une imprimante est un investissement utile pour toute entreprise, notamment parce que l'utilisation d'un photocopieur est indispensable. L'entrepreneur peut donc choisir d'investir dans l'achat d'une imprimante à usage unique ou multifonction, en prenant en compte plusieurs critères. Parmi eux, on note le prix d'achat, qui doit correspondre au budget, mais aussi le coût de la maintenance et des consommables.
De nos jours, la location d'un photocopieur est une solution de plus en plus répandue en entreprise, car elle présente de nombreux avantages. En effet, la location simple est une alternative salvatrice sur le marché professionnel, puisque ce service allège le budget des consommables, comme les toners, les cartouches et le papier, mais aussi celui de la maintenance mensuelle de l'appareil. L'entrepreneur a donc tout à gagner à passer par la location de son photocopieur.
Avant de vous équiper, posez-vous les bonnes questions pour choisir le meilleur contrat, notamment en fonction de l'usage que va faire votre entreprise de l'imprimante.
1. Les avantages de la location d'une imprimante
A première vue, la location d'une imprimante peut sembler plus coûteuse que l'achat. Cependant, dans le prix du loyer, la maintenance et les consommables sont eux aussi inclus. Ce n'est évidemment pas le cas lors de l'acquisition standard d'une imprimante, surtout si vous imprimez en grande quantité.
En ce qui concerne la maintenance d'un appareil acheté, celle-ci doit être réalisée tous les mois, ce qui représente un budget conséquent. En choisissant la location d'une imprimante, vous ne déboursez pas plus que la somme allouée. Au final, une location s'avère donc plus avantageuse financièrement.
De même, en louant votre machine, vous évitez les risques de rupture de stock de vos consommables, et réduisez votre espace de stockage, puisqu'ils vous sont directement livrés selon vos besoins.
Le prix de la location d'un photocopieur
Le prix de la location se fait évidemment en fonction de la durée de celle-ci et de la fonction du matériel. De manière générale, la location la plus répandue est de courte ou moyenne durée, et sans surcoût à la première mensualité. Quant à la maintenance, cette dernière est souvent proposée d'office au sein du contrat.
Il vous est également possible de changer votre imprimante pour un modèle de copieur plus moderne, ou correspondant mieux à vos besoins, et ce, durant la période d'engagement.
Plus longue est la location, plus la mensualité est chère. Quoi qu'il en soit, il existe différentes formules de location, qui peuvent s'adapter à tous les profils d'entreprises.
L'offre clé en main des professionnels de la location
La location d'une imprimante pour un évènement ou pour un besoin ponctuel permet aussi à l'entreprise de bénéficier d'une offre clé en main. En effet, les professionnels de la location proposent souvent des services additionnels dans leur contrat, notamment en matière de développement de logiciels ou d'applications.
Si l'entreprise le souhaite, pour travailler par exemple sur des impressions de documents ou de photos, elle peut mettre en place une solution ergonomique et facile à prendre en main pour ses salariés et autres collaborateurs. De plus, le loueur prend en charge tous les aspects techniques de son matériel, qu'il s'agisse de l'installation sur le site ou des interventions en cas de problèmes d'utilisation.
Non seulement l'entreprise fait des économies en évitant d'investir dans du matériel inutile, mais de plus, elle se soulage de nombreuses contraintes et peut se concentrer sur ses activités.
2. Comment choisir une imprimante efficace et pas chère ?
Il est primordial de savoir quelle utilisation vous allez faire de votre matériel avant de le choisir. Allez-vous imprimer des photos qui demandent un certain type de papier et de toner ? Aurez-vous besoin d'un copieur multifonction avec un scanner, en plus des impressions standards ? Combien de pages avec du texte et des graphiques allez-vous imprimer chaque mois ? Quel niveau de qualité et quelle vitesse d'impression souhaitez-vous avoir ?
La différence entre l'impression laser et le jet d'encre
Le choix entre l'impression laser et l'impression jet d'encre se base, avant tout, sur l'utilisation que vous en avez, même si, côté prix, c'est bien l'encre qui est plus abordable que la technologie laser.
Si vous comptez faire des tirages photographiques, préférez une machine à impression jet d'encre, car cet appareil a la capacité d'imprimer sur du papier plus épais, plus approprié pour les tirages photos. Cependant, il faut savoir que le coût des impressions jet d'encre est plus élevé. De même, si vous utilisez peu votre appareil, vous devez faire un nettoyage régulier des têtes d'impression, afin d'éviter que celles-ci ne se bouchent.
Sachez tout de même que la plupart des entreprises et associations utilisent la technologie laser, car elle est conçue pour une utilisation intensive, contrairement au jet d'encre. Ces imprimantes permettent d'imprimer en grande quantité, et se montrent bien plus rentables à long terme. Attention toutefois à la consommation en électricité, car la technologie laser a besoin de chaleur pour pouvoir fixer le toner sur le papier, ce qui n'est pas le cas des imprimantes jet d'encre.
Enfin, les imprimantes lasers n'utilisent pas de toner, ce qui évite de boucher les têtes d'impression. Par conséquent, la technologie laser est plus rentable à long terme.
Les avantages des imprimantes multifonctions
Si vous devez faire d'autres tâches, en plus des impressions, vous avez tout à gagner à choisir une imprimante multifonction. En effet, celle-ci est plus avantageuse puisqu'elle réunit plusieurs périphériques en un seul appareil. Par conséquent, le prix de location d'une multifonction est bien souvent inférieur aux autres.
Sur le marché, on distingue différents modèles de multifonctions, divisées en " 3 en 1 " ou " 4 en 1 " selon le nombre d'opérations possibles.
Globalement, la plupart des imprimantes disposent des fonctions suivantes :
- impression de documents textes et photos ;
- photocopie de documents ;
- numérisation des documents ;
- fonction fax.
Toute nouvelle sur le marché, une cinquième fonction est disponible : l'impression 3D. Il s'agit évidemment d'un outil coûteux, plutôt destiné aux usages professionnels et industriels, à l'image des Fablab.
Dans tous les cas, sachez qu'il vous est généralement possible d'accéder directement à l'appareil, sans devoir à allumer votre ordinateur, à l'aide d'une clé USB ou d'une carte SD.
3. Quelle marque d'imprimante choisir en location ?
Sur le marché français de l'imprimante, on recense principalement trois leaders : Canon, Ricoh et Sharp. Si leurs photocopieurs ont une durée de vie de 5 à 15 ans selon la gamme, ils peuvent chacun avoir des caractéristiques très différentes. Ainsi, le choix à faire entre ces marques reste avant tout subjectif ou lié aux attentes et besoins particuliers. En cas de doute, n'hésitez pas à prendre conseil auprès du professionnel de la location, car celui-ci saura vous orienter vers le modèle le plus approprié pour votre situation.
La marque Canon
Canon est une marque bien connue du grand public, réputée pour ses produits de grande qualité. En ce qui concerne ses imprimantes, celles-ci représentent 30 % des parts de marché, et se distinguent particulièrement par la précision des notices et fiches techniques très détaillées. Néanmoins, la performance a un prix, puisque les imprimantes Canon sont plus chères que les concurrentes.
La marque HP
Reconnue des professionnelles pour la qualité de ses imprimantes de bureau multifonction, la marque HP propose de nombreux modèles jet d'encre ou laser. Et la marque révolutionne le marché de l'imprimante avec la gamme HP Neverstop, premières imprimantes laser à toner rechargeable !
La marque Ricoh
Plus méconnue du côté des particuliers, Ricoh jouit néanmoins d'une bonne réputation auprès des entreprises. Considérée comme l'une des leaders en Europe, la marque assure une mise à jour fréquente de ses produits et de leurs fonctionnalités. Réactive lorsqu'il s'agit d'assurer le service après-vente, la société Ricoh a le mérite de fabriquer durablement les pièces de rechange de ses imprimantes.
La marque Sharp
Principalement connue pour son matériel électroménager, la marque Sharp assure aussi la production d'imprimantes. Incontournable sur le marché asiatique des photocopieurs professionnels multifonctions, le groupe propose des prix très attractifs, d'autant plus que ses produits ont la réputation d'être tout aussi robustes que les concurrents. Entreprise innovante, à la recherche des performances technologiques, les imprimantes estampillées Sharp sont souvent des bijoux de modernité.
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