De nos jours plus que jamais, l'activité d'une entreprise dépend pour beaucoup de son matériel informatique. Qu'il s'agisse d'ordinateurs portables ou d'ordinateurs de bureau, de logiciels et même de tablettes, la grande majorité des besoins professionnels d'aujourd'hui passent par les produits high-tech. Malheureusement, le prix d'achat de ce type d'équipements est souvent conséquent pour une entreprise, jusqu'à peser un réel poids sur ses dépenses chaque année.
Vous vous apprêtez à lancer votre société et vous n'arrivez pas à estimer correctement le coût d'achat de votre futur matériel informatique ? Faisons un tour d'horizon des conseils qui peuvent vous aider à mieux anticiper vos besoins.
1. Quel est le matériel informatique indispensable en entreprise ?
Les besoins d'une entreprise en matière d'informatique sont bien plus importants que ceux d'un particulier, notamment lorsque celle-ci à de nombreux salariés. Entre l'ordinateur de bureau, l'ordinateur portable et les autres produits de dernière génération, il peut être difficile de choisir parmi toutes les caractéristiques de ces appareils. De l'autonomie au confort de travail, sans oublier la mobilité en cas de déplacements fréquents, l'entreprise doit penser à tous ses besoins avant de faire son choix.
Parmi le matériel informatique souvent indispensable pour l'activité de l'entreprise, on recense par exemple :
- l'ordinateur de bureau ;
- l'ordinateur portable ;
- le smartphone ;
- la tablette ;
- l'imprimante multifonction ;
- les logiciels ;
- etc.
A ce stade, il peut être intéressant de faire appel aux conseils de professionnels de l'informatique, puisque s'équiper des bons composants reste complexe sans connaissances sur le sujet. Ainsi, en matière d'écran et de périphériques, comme pour un clavier ou une souris, la multitude de modèles qui existent sur le marché rend difficile le choix de l'entreprise. Il en va d'ailleurs de même pour l'imprimante, un appareil indispensable dans le quotidien de toute société. Laser ou jet d'encre ? Simple photocopieur ou multifonctions ? Mieux vaut bien réfléchir à la question, puisque les consommables de ces produits peuvent peser lourd dans les dépenses mensuelles de l'entreprise.
2. Comment choisir le matériel informatique de l'entreprise ?
Afin d'estimer le coût d'achat du matériel informatique, vous l'aurez compris, une entreprise doit lister ses besoins et réussir à identifier les points forts des produits du marché vis-à -vis de ces derniers. Pour réussir cette étape, passons en revue quelques conseils qui peuvent aider à prendre la bonne décision.
Définir les besoins de l'entreprise
Cela va de soi, la première phase est de définir les réels besoins de l'entreprise avant de procéder à l'achat du matériel informatique. Pour cela, il est nécessaire de lister les points importants de l'activité et ce qu'ils impliquent dans le quotidien professionnel. Les produits visés doivent toujours remplir les différentes missions de la société, à l'image par exemple :
- de l'animation des réseaux sociaux ;
- de la présentation de documents ;
- de l'organisation de vidéoconférences ;
- du traitement de texte ;
- de la retouche photo ;
- du montage vidéo ;
- etc.
Il ne faut pas hésiter non plus à anticiper les besoins humains liés au matériel informatique, car la majorité des produits exige un bon entretien et une maintenance soutenue. Dans certains cas, ces dépenses peuvent impacter considérablement les finances de l'entreprise, d'où la nécessité de bien planifier les conséquences de chaque investissement.
Savoir choisir le bon matériel informatique
Avant d'investir dans des ordinateurs, l'entreprise doit étudier en amont les points forts et les points faibles des différentes marques et composants. En effet, alors qu'un système sous Windows est plus performant pour certaines activités que pour d'autres, comme le développement de jeux vidéo, les ordinateurs de chez Apple sont quant à eux réputés pour leurs logiciels de montage vidéo, voire même pour la qualité de leurs écrans. Cette question vaut d'ailleurs pour tous les produits susceptibles d'intéresser l'entreprise, ce qui implique une bonne connaissance du secteur de l'informatique.
Dans tous les cas, il est important de tenir compte du ratio entre le rapport qualité-prix et l'utilisation, car plus le matériel est utilisé, plus celui-ci doit être de qualité. Au contraire, pour des appareils dont l'utilisation n'est que ponctuelle, d'autres solutions peuvent être envisagées, à l'image de la location.
Evidemment, le budget de l'entreprise doit être cohérent avec ses besoins, et d'autant plus si elle a besoin de produits performants. Pour cette raison, il peut être judicieux de prévoir le matériel informatique de l'entreprise avant même de boucler le financement de celle-ci.
3. Quels sont les tarifs des principaux équipements informatiques ?
Difficile de donner un prix précis en matière de matériel informatique, puisqu'en fonction des marques et des modèles, les coûts peuvent varier sensiblement. Toutefois, il est possible d'établir une fourchette de prix moyens, en partant des produits les plus couramment utilisés dans le milieu professionnel :
- l'ordinateur portable ;
- l'ordinateur de bureau ;
- les périphériques, à l'image de l'écran, du clavier et de la souris ;
- les accessoires et autres câbles d'alimentation ;
- l'imprimante.
Si l'ordinateur portable est accessible à partir de 250 euros, les performances d'un modèle de ce prix ne seront pas les meilleures. Afin de travailler dans des conditions plus confortables, il peut être nécessaire d'investir jusqu'à 1500 euros et plus pour ce type de matériel.
Du côté de l'ordinateur de bureau, la problématique est presque la même, puisque les ordinateurs d'entrée de gamme se limitent à des activités basiques, comme du traitement de texte ou de la navigation sur internet. Pour les plus performants, le coût d'achat peut atteindre jusqu'à 3000 euros par ordinateur.
Enfin, l'imprimante est souvent l'un des postes de dépenses les plus importants, notamment lorsque l'entreprise a besoin d'un modèle multifonction. En ce qui concerne son prix, certaines marques proposent des machines basiques pour une trentaine d'euros, alors que les photocopieurs plus complexes se situent plutôt aux alentours des 150 euros.
4. Est-ce que l'achat du matériel informatique est déductible pour l'entreprise ?
Heureusement, face au prix conséquent de l'achat du matériel informatique, l'entreprise ne se retrouve pas complètement démunie. En effet, à l'image d'autres équipements, les produits high-tech nécessaires à l'activité de la société sont déductibles de son chiffre d'affaires.
Pour pouvoir faire l'objet d'une déduction, le matériel informatique doit impérativement être composé de produits et d'outils incontournables pour le bon exercice de l'activité. En d'autres termes, pour les ordinateurs, les tablettes, les smartphones, les imprimantes, les cartouches d'encre et les autres consommables de ce type, l'entreprise peut déduire le montant de son achat au moment du paiement de son impôt.
Attention cependant, puisqu'il y a des règles à respecter en matière de déduction, comme c'est souvent le cas dans le domaine fiscal. Effectivement, si tous les produits d'une valeur unitaire inférieure à 500 euros hors-taxes peuvent être déduits dans l'année, ceux qui dépassent ce seuil sont déduits sur 3 années consécutives, par tranche de 33,33 %. Pour du matériel composé de plusieurs éléments, il faut ainsi prendre en compte le prix d'ensemble avant de vérifier le champ d'application de cette règle.
Dernière règle, et non des moindres, la déduction totale ne peut se faire que pour une utilisation strictement professionnelle. Lorsque le matériel est également utilisé à titre privé, il n'est alors possible de le déduire qu'au prorata de son usage, et seulement sur la base de 50 % de son prix d'achat.
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