Ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, imprimantes ou encore tablettes : le parc informatique est l'un des éléments les plus importants pour le bon fonctionnement d'une entreprise, mais c'est également l'un des éléments les plus coûteux. Equiper son entreprise avec du matériel informatique performant représente un véritable investissement.
De la même manière, équiper un évènement professionnel avec le matériel bureautique adapté peut être un véritable casse-tête. Pourtant, une solution simple existe : la location de matériel informatique.
Il est en effet aujourd'hui possible de louer son matériel informatique par le biais d'un contrat de location de courte de durée. La location apporte de très nombreux bénéfices tant sur le financement que sur la praticité. Mais alors comment fonctionne réellement la location de matériel informatique ? Quels services sont proposés ? Quels avantages apporte la location et quel matériel est-il possible de louer ?
Lumière sur tout ce que vous devez savoir concernant la location de matériel informatique.
1. Louer son matériel informatique pour démarrer une nouvelle activité
La première bonne occasion de choisir la location de matériel informatique est celle de la création d'une entreprise. Un tel projet demande en effet beaucoup d'investissement. Il faut bien souvent équiper les nouveaux locaux avec du matériel moderne et performant. Ainsi, les bureaux doivent être équipés de meubles, mais aussi d'ordinateurs, d'imprimantes, de tablettes et d'autres accessoires informatiques.
Vous n'êtes pas sans savoir que le poste de dépense lié aux équipements informatiques peut être rapidement coûteux. Cependant, lors d'une création d'entreprise, les professionnels ont bien souvent de très nombreux autres postes de dépenses. La location permet alors de réduire l'investissement de départ relatif au matériel informatique.
La location de matériel informatique permet en effet d'équiper son entreprise sans avoir à dépenser une grosse somme d'argent. L'entreprise pourra mieux maîtriser et lisser ses dépenses dans le temps, ce qui lui permettra de commencer à gagner du chiffre d'affaires tout en conservant de la trésorerie. La somme non dépensée pour l'achat de matériel informatique pourra également être utilisée pour un autre poste de dépense.
L'occasion idéale de louer des ordinateurs, des imprimantes ou bien encore des tablettes est donc ainsi la création d'une entreprise. Les start-ups et petites entreprises bénéficieront en effet de nombreux avantages financiers en optant pour la location de leur matériel informatique.
2. Louer son matériel informatique pour un évènement
Autre bonne occasion d'opter pour la location de matériel informatique : les évènements professionnels. Qu'il s'agisse d'un salon, d'un séminaire ou bien encore d'une journée portes ouvertes, votre entreprise peut opter pour la location de courte durée afin d'équiper les lieux du matériel informatique adapté à l'évènement.
Louer son matériel pour un évènement ponctuel permet d'éviter l'achat coûteux d'un ordinateur ou bien encore d'une imprimante dont vous n'avez pas besoin en temps normal. En effet, un outil peut être indispensable sur un évènement précis, mais très peu utile le reste du temps. En choisissant la location, vous pourrez bénéficier du matériel le temps de votre évènement, sans avoir à l'acheter : la location pour un évènement permet donc aux entreprises de faire de précieuses économies. Elle permet aussi d'éviter la surconsommation puisque les ordinateurs loués pourront servir à plusieurs entreprises.
De plus, vous pourrez choisir des ordinateurs dernier cri tout-en-un pour donner une image moderne à votre entreprise. Il est ainsi possible de louer un ordinateur tout-en-un Mac lors d'un salon professionnel afin d'améliorer son image ou bien encore une imprimante performante pour pouvoir distribuer des documents de qualité aux visiteurs de l'évènement.
Dans le cadre d'un séminaire, le matériel informatique peut ainsi être loué durant l'évènement pour répondre aux besoins des intervenants. Le matériel est directement installé sur place ce qui évite d'avoir à la transporter.
Pour dynamiser une porte ouverte, l'entreprise peut opter pour la location d'une tablette qui permettra par exemple d'illustrer les propos des professionnels face aux visiteurs. Nul besoin d'acheter une tablette qui ne servira pas à l'entreprise le reste du temps.
Petite, moyenne ou grande entreprise ? Pensez à la location du matériel informatique pour équiper les lieux de votre évènement.
3. Louer son matériel informatique pour un projet
Tout comme pour un évènement, la location de matériel informatique peut être envisagée dans le cadre d'un projet spécifique. La vie professionnelle d'une entreprise est ponctuée de différents projets qui peuvent souvent être menés à bien avec les outils quotidiens dont dispose l'entreprise. Toutefois, il est possible que certains projets très précis nécessitent du matériel tout aussi précis.
Ainsi, la location d'un ordinateur, d'une tablette ou bien encore d'une imprimante pourra être utile pour :
- pouvoir utiliser un programme ou un logiciel précis ;
- créer et imprimer des visuels ;
- améliorer la qualité du travail effectué par les collaborateurs de l'entreprise.
Plus concrètement, une entreprise équipée avec des ordinateurs Mac peut par exemple avoir besoin d'un ordinateur Windows pour faire tourner un programme spécifique et vice versa. Les professionnels peuvent aussi avoir besoin d'une imprimante pour créer des flyers ou d'autres types de supports visuels. Dernier exemple : une tablette dernier cri permettra aux graphistes d'une entreprise de créer un nouveau logo.
Les besoins d'une entreprise peuvent ainsi évoluer dans le temps. Louer son matériel informatique pour un projet spécifique permet de répondre aux besoins ponctuels de l'entreprise sans avoir à acheter le matériel qui ne servirait pas en temps normal.
4. Louer son matériel informatique pour gérer une période de travail plus intense
Si les besoins d'une entreprise évoluent, l'intensité du travail au sein de cette dernière peut elle aussi évoluer. De nombreuses entreprises disposent de périodes hautes (ou haute saison) c'est-à -dire une période où le travail habituel s'intensifie. Il peut notamment s'agir :
- du mois de juillet et du mois d'août pour les activités touristiques, la restauration ou encore l'hôtellerie ;
- du mois de novembre et décembre à l'approche des fêtes de fin d'année ;
- de l'été et le début du mois de septembre pour préparer la rentrée.
Ainsi, alors que le matériel informatique habituel suffit largement aux besoins d'une entreprise, il est possible que cette dernière ait besoin d'augmenter le nombre d'ordinateurs, de tablettes ou bien encore d'imprimantes disponibles durant la période haute.
Vous connaissez une période haute au moins une fois dans l'année au sein de votre entreprise ? Si vous pouvez bien évidemment envisager d'acheter du matériel informatique, la location pour gérer votre croissance est judicieuse puisqu'elle permettra de faire des économies. La location avec contrat de courte durée permet aux entreprises de louer le matériel requis durant la période haute et de le restituer pour le reste du temps. Cela permet d'éviter que des ordinateurs ou des imprimantes ne soient pas utilisés pendant une longue période alors qu'ils représentent un investissement pour l'entreprise.
5. Louer son matériel informatique au quotidien
Et s'il n'y avait tout simplement pas besoin d'une occasion précise pour choisir de louer son matériel informatique ? La location apporte des avantages si intéressants que la dernière bonne occasion d'opter pour elle est tout simplement le quotidien. Nul besoin d'une raison précise pour préférer la location de votre matériel informatique puisqu'elle permet notamment :
- de mieux gérer les finances de l'entreprise ;
- de bénéficier de charges d'exploitation déductibles ;
- de pouvoir tester du matériel sans avoir à l'acheter ;
- de pouvoir équiper ses locaux avec du matériel dernier cri ;
- de changer de matériel régulièrement ;
- de bénéficier d'un service de maintenance et de réparation.
La location de matériel informatique est ainsi à la fois pratique et économique. Economique d'abord puisqu'elle permet de mieux gérer les dépenses de l'entreprise. Les loyers permettent en effet de lisser les dépenses. L'entreprise n'a alors pas besoin de dépenser une grande somme d'argent d'un seul coup et peut mieux prévoir les charges déboursées chaque mois.
Economique également puisque le loyer relatif au matériel informatique est considéré comme une charge d'exploitation déductible. Certaines charges peuvent en effet être déduites si elles sont engagées dans l'intérêt direct de l'entreprise ce qui est le cas pour la location d'un ordinateur ou bien encore d'une imprimante. Inscrite sur le compte de résultat de l'entreprise, opter pour la location permet de diminuer l'impôt sur les sociétés ou bien encore la taxe professionnelle.
La location est ensuite pratique puisqu'elle permet aux entreprises de tester un ordinateur ou une imprimante sans l'acheter. Une location de courte durée permet en effet de tester le matériel dans des conditions réelles afin d'être sûr qu'il convient aux besoins de l'entreprise.
Dans le monde informatique, le matériel évolue rapidement. Choisir de louer un ordinateur plutôt que de l'acheter permet aussi de pouvoir changer de matériel plus régulièrement et de rester ainsi à la pointe de la technologie.
Enfin, la location de matériel informatique permet de bénéficier d'un service de maintenance et de réparation. Ainsi, l'entreprise n'a pas à se soucier de l'entretien ou des éventuelles réparations nécessaires sur le matériel puisque l'organisme proposant la location prend lui-même en charge cet aspect. Cet avantage est loin d'être négligeable puisque l'entreprise pourra également disposer d'un nouvel ordinateur, d'une nouvelle tablette ou bien d'une nouvelle imprimante le temps des réparations si cela est nécessaire.
Vous l'avez certainement compris : toutes les raisons sont bonnes pour choisir de louer son matériel informatique.
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